1. Rekisterinpitäjä

Helsingin Juutalainen Yhteiskoulu (HJYK)
Y-tunnus 0116484-0
Malminkatu 26, 00100 Helsinki
Puhelin: 040 1680053
Sähköposti tietosuoja-asioissa: fredi.ahlgren@hjyk.fi

 

2. Rekisteriasioita hoitava henkilö

Koulusihteeri Fredi Ahlgren
040 1680053
fredi.ahlgren@hjyk.fi

 

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

HJYK kerää ja käsittelee henkilötietoja esi- ja perusopetuksen sekä niihin liittyvien tukitoimintojen järjestämiseksi ja tarjoamiseksi. Opetukseen sisältyy myös opiskelijan opinto- ja urasuunnittelun asiakirjat.

 

4. Rekisterintietosisältö

Oppilailta kerättävät tiedot:
• perustiedot (nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero)
• yhteystiedot, kuten huoltajien/yhteyshenkilöiden nimi- ja yhteystiedot
• opetussuunnitelma, joka sisältää oppiaineet ja arvioinnit
• muut opetuksen yksilöintiin liittyvät tiedot (esim. S2-opetus, katsomusaine, opetuskieli)
• oppimisen tukemiseen liittyvät tiedot
• oppilaan poissaolot ja tuntimerkinnät
• kurinpidolliset asiat.

 

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Tärkeimmät lähteet ovat väestötietojärjestelmä, Opetushallitus, kuntien/kaupungien koulutoimet ja muut hallinnonalat sekä opettajat, oppilaat ja heidän huoltajansa. Tietoja saadaan myös opiskelijoiden aiemmista oppilaitoksista ja aluehallintovirastoista

 

6. Henkilötietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja ne säilytetään ja tallennetaan tiloihin, joihin on asiattomilta pääsy estetty. Tiedot ovat palomuurien, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Rekistereihin pääsevät käsiksi ainoastaan HJYK:n henkilöstön edustajat, joiden työnkuvaan rekisterin ylläpitäminen ja käyttäminen oleellisesti kuuluu.

​

Henkilökunnalla on salassapito- ja vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu työsuhteen päättymisen jälkeen.

 

7. Henkilötietojen luovutukset muille

HJYK toimii osana oppilaitosten verkostoa ja käyttää erilaisia kolmansien osapuolien palveluja apuna, jotta oppilaiden tiedot ovat käytettävissä erilaisissa kansallisissa rekistereissä ja HJYK voi täyttää tehtävänsä oppilaitoksena.

Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu (KOSKI) kerää kootusti opiskelijan opintosuoritukset ja opiskeluoikeudet yhteen palveluun. Tiedot kerätään suoraan opiskelijarekisteristä. (Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017)

​

Opiskelijahuollon asiakasjärjestelmä APOTTIin siirretään järjestelmässä tarvittavat tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, kansalaisuus, kotikunta, huoltajien yhteystiedot ja opiskelijaa koskevat päätökset).

Opiskeluterveydenhuoltoa varten siirretään ulkopuoliseen järjestelmään tarvittavat tiedot (nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, koulu, ryhmä/luokka).

 

8. Tietojen säilytysajat ja poistaminen

Kerätyille henkilötiedoille on eripituisia säilytysaikoja. Rekisteröidyn tietojen säilytys toteutetaan arkistointilainsäädännön määräämällä tavalla/yleisiä suosituksia noudattaen.

Rekisteröidyn oppilaan/opiskelijan tiedoilla on seuraavanlaisia säilytysaikoja:

• henkilötiedot ja lukuvuosittaiset arvosanat ja arvostelutiedot: säilytetään pysyvästi
• päättö- ja erotodistus: säilytetään pysyvästi, paitsi jos arvosanatiedot eivät ole siirretty oppilaan henkilökohtaiseen arviointirekisteriin tai vastaavaan, jolloin 50 vuotta
• kurinpitoon liittyvät asiat: opiskeluaika + 10 vuotta
• poissaoloihin liittyvät tiedot: lukuvuosi + 1 vuosi
• henkilökohtaiseen ohjaukseen ja opintojen jatkosuunnitteluun tai vastaaviin liittyvät asiakirjat (mm. hakemukset, lausunnot): oppivelvollisuusaika/opiskeluaika

 

Esiopetus

Esiopetus toteutetaan päiväkodissa ja varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen yhdistettyjä suunnitelmia koskevat koulun materiaalien säilytysajat. Nämä säilytysajat vaihtelevat, esimerkiksi hakemus- ja päätösasiakirjojen säilytysaika on 10 vuotta.

 

Lapsen varhaiskasvatussuunnitelma on pysyvästi säilytettävä asiakirja. Lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma on määräaikaisesti säilytettävä. Jos lapsen varhaiskasvatussuunnitelma ja lapsen esiopetuksen oppimissuunnitelma on yhdistetty, on asiakirja pysyvästi säilytettävä.

​

Peruskoulu
• oppilaiden koulua ja luokkia koskevat luettelot ja vastaavat rekisterit: 50 vuotta
• ainevalintoihin ja opetuksesta vapauttamiseen liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 vuotta
• opettajien oppilaskohtaiset arvostelutietoja koskevat asiakirjat: oma tarve
• oppilaan osaamista ja edistymistä koskevat erilliset lausunnot, arvioinnit ja suositukset: oppivelvollisuusaika
• arviointikeskusteluihin ja niihin liittyviin vapaamuotoisiin tiedotteisiin liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika
• arvioinnin uusimiseen ja oikaisuun liittyvät asiat: oppivelvollisuusaika
• lukuvuosi- ja välitodistukset: oppivelvollisuusaika
• tukiopetukseen liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika
• työelämään tutustumiseen liittyvät asiakirjat: oppivelvollisuusaika
• oppimisen tukeen liittyvät pedagogiset asiakirjat: oppivelvollisuusaika + 10 vuotta

 

9. Oppilaan, huoltajan ja muiden rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on alla kuvatut, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet häntä koskevien henkilötietojen saantiin, oikaisemiseen, rajoittamiseen, poistamiseen tai siirtämiseen sekä oikeus tehdä henkilötietojensa käsittelyssä valitus:

• oikeus pyytää rekisteriote henkilötiedoistansa ja tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja on tallennettu HJYK:n rekistereihin;
• oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tai epätarkkojen henkilötietojen oikaisemista tai poistamista;
• oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista;
• oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä (kieltämällä niiden käsittely esim. suoramarkkinointia, mielipidetutkimusta varten tai henkilömatrikkelia tai sukututkimusta varten);
• oikeus peruuttaa antamansa suostumus henkilötietojensa käsittelyyn;
• oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle (www.tietosuoja.fi)

​

Rekisteröity voi esittää pyynnöt tai vaatimukset henkilökohtaisesti Helsingin Juutalaisessa Yhteiskoulussa, osoitteessa Malminkatu 26, 00100 Helsinki, jolloin rekisteröidyn tulee vaadittaessa esittää tunnistamista varten virallinen asiakirja (henkilötodistus, ajokortti tai passi). Kirjallisessa ja allekirjoitetussa pyynnössä/vaatimuksessa tulee mainita rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, postiosoite ja puhelinnumero. HJYK toimittaa vastauksen pyyntöön kohtuullisessa ajassa, viimeistään kuukauden kuluttua henkilökohtaisesta pyynnöstä, ja siinä muodossa kuin ne ovat HJYK:n tai sen kumppaneiden rekisterissä.